Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?
Robotik süreç otomasyonu (RPA-Robotic Process Automation); yazılım robotlarının insanların bilgisayarları kullandığı şekilde klavye ve fare hareketlerini taklit ederek veri girişi başta olmak üzere çeşitli operasyonları yaptığı yazılım otomasyonuna verilen isimdir.
Robotik süreç otomasyonu sayesinde bilgisayarlara gerçekleştirilen sıkıcı, tekrar eden zaman alan işler yazılım robotları tarafından gerçekleştirilmekte ve bu sayede çalışanlar daha verimli çalışmaya odaklanabilmektedir. İlk olarak bankacılık ve finans sektöründe kullanılmaya başlanan yazılım robotları, günümüzde her iş alanında ve her sektöre sıklıkla kullanılmaktadır.
Robotik süreç otomasyonu uygulamalarından yararlanmak ve yaptığınız yatırımın karşılığı almanız için bazı koşullara dikkat etmeniz gerekmektedir.
Kurumsal Akademiler RPA’den Nasıl Faydalanabilir?
Ülkemizde kurumsal akademiler giderek önemini arttırmakta, iş hacmide yıldan yıla büyümektedir. Bununla birlikte eğitim teknolojileri yatırımları da hız kazanmış, özellikle 2019 yılından itibaren pandeminin de etkilemesiyle kurumsal eğitimin vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. Yüzyüze eğitim yapan kuruluşlar çeşitli yazılım teknolojilerinden ve araçlarından yararlanarak çevrimiçi ortamda eğitimlerini senkron olarak sürdürmeye devam ederken, özellikle zorunlu alanlarda asenkron içeriklere olan talep de artmıştır. Bu bağlamda bakıldığından ise bir çok kuruluşun öğrenme yönetim sistemine (LMS) olan ihtiyacı oluşmuş ya da mevcutta kullandıkları sistemlere olan bağlılıkları artmıştır. Kurumsal akademi çalışanları öncelikle LMS olmak üzere bir çok yazılım ve araçtan günlük işlerinin bir parçası olarak yararlanmaktadır. Küçük ya da büyük bir çok akademi öğrenme yönetim sistemi, performans yönetim sistemi, eğitim değerlendirmeleri, talep yönetimi, içerik yayınlama araçlarının yönetimi, proje yönetimi gibi yazılım araçlarını günlük olarak kullanmaktadır. Bununla birlikte bu araçlardan elde ettikleri çıktıları raporlayarak da şirketlerin eğitim ve gelişim alanında hafızasını oluşturmaktadırlar.
Robotik süreç otomasyonu, bankacılık ve finans ağırlıklı süreçlerde kullanılmaya başlandıysa da iş yaşamının her alanında kullanılmaması için bir sebep yoktur. Robotik süreç otomasyonunu başta insan kaynakları olmak üzere kuruluşların birçok iş biriminde sıklıkla kullanılmaktadır. Peki kurumsal akademiler, kurumsal eğitim birimleri ya da eğitim ve gelişim birimleri bu teknolojiden yararlanabilir mi? Kısa cevabı evet, uzun cevabı ise aşağıda daha açık biçimde yer alacaktır.
Kurumsal akademilerin iş yaşamında RPA’den yararlanabileceği başlıca konular;
1) Yazılımlar arası entegrasyonlar
Kurumsal akademilerin sıklıkla kullandıkları yazılımların başında öğrenme yönetim sistemi ve benzeri işleri gören yazılımlar yer almaktadır. Konuya öğrenme yönetim sistemi özelinde baktığımızda ise birçok kuruluşun sahip olduğu LMS, ERP ya da İK yazılımları ile entegre olmamakta, bununla birlikte bu yazılımlar arasındaki veri transferleri ise ilgili çalışanlar tarafından gerçekleştirilmektedir. Küçük ya da büyük bir çok kuruluşun özellikle ülkemizde sahip oldukları LMS’ler kimlik doğrulama ve kullanıcı yönetimi konusuda merkezi sistemlerle entegre olabiliyor olsa da eğitim verilerinin yönetimi ve transferi konusunda çalışanlara fazlasıyla iş yükü binmektedir. Özellikle çalışan konusunda kaynakları kısıtlı olan kurumsal akademiler planlama, içerik üretimi, içerik yönetimi, eğitim yönetimi, gelişim yönetimi, oryantasyon gibi bir çok işin yanında LMS verileri başta olmak üzere çeşitli araçlarla ve yazılımlarla da günlük olarak uğraşmak zorundalar. Özellikle çeyrek dönem ve yıl sonu kapanışlarında çalışanların tamamlamaları gereken zorunlu eğitimler ya da performanslarına etki edecek sınav/proje değerlendirmelerinin raporlanması da bu dönemlerde akademi çalışanları üzerinde fazla sıkışıklık yaratmaktadır. Buraya kadar herkesin bildiği ve şikayet ettiği alanlardan bahsetmiş olabilirim, bu sıkıcı işlerin çözüm yollarından bir tanesi ise robotik süreç otomasyonunun akademi iş süreçlerine dahil edilmesi olabilir.
2) Sertifikasyon ve Eğitim Yenilemeleri
Zamanlanmış operasyonları yönetmek bazen çok fazla operasyonel yük getirebilir. Özellikle kurum dışından alınan ve tekrarlanması/yenilenmesi gereken eğitimlerin takip edilmesi ve hatırlatma mesajlarının ya da kayıtlarının oluşturulması kurumsal akademi çalışanlarına fazladan yükler getirebilir. Bu gibi durumların yönetilmesinde robotik süreç otomasyonundan faydalanmak size fazlasıyla zaman kazandıracaktır.
3) Talep Yönetimi
Eğitim taleplerini almak, bunları onay sürecine sokmak ve planlama yapmak akademi çalışanlarının sıklıkla tekrar ettiği ve zaman harcadığı iş süreçlerinin başında gelmektedir. Bazı öğrenme yönetim sistemleri ya da kurumsal kaynak planlama yazılımları bu işleri yerine getirse, tam anlamıyla bir entegrasyonun olmaması ya da bu süreçleri farklı yazılımlar üzerinden gerçekleşmesi de akademi çalışanlarını olmasa bile diğer çalışanları zorlayabilmekte ve işlerin aksamasına neden olabilmektedir. Tüm bunların yanında kuralları ve akışı belli olan bu iş sürecini RPA ile yönetebilir, tüm bildirimleri ve talepleri e-posta ile kontrol altında tutabilirsiniz.
4) Kullanıcı Yönetimi
Kurumsal akademiler de dijital dönüşüme hızlı biçimde ayak uyduruyorlar. Hergün eğitimleri daha eğlenceli ve verimli hale getirecek yeni bir uygulamayla tanışan akademi çalışanları zaman zaman bu yazılımların kullanıcı yönetimi bölümünde zorlanabilirler. Özellikle birbirine entegre olmamış sistemler arasında her bir eğitim öncesinde farklı amaçlarla giriş yapılması gerek farklı yazılımlara kullanıcı hesaplarını oluşturmak oldukça zaman alıcı olabiliyor. Tüm sistemlere sırası ile kullanıcıları kontrol eden, yeni kullanıcıları yaratan ve aktif olmayan kullanıcıları da otomatik olan abonelikten çıkaran ya da üyeliği sonlandıran bir süreç ile bu iş yükünden kurtulabilirsiniz. Akademi çalışanları sizin tek yapmanız gereken eğitim katılımcılarını oluşturmak.
Akademi Çalışanları RPA Kullanabilir mi?
Kurumsal akademi çalışanları RPA için kendi süreçlerini geliştirebilir ya da bu konuda uzmanlaşmış kişilerle birlikte süreçlerini geliştirebilirler. Birçok robotik süreç otomasyonu yazılımı son kullaınıcıya dönük olarak hazırlanmış ve kodlama bilgisi gerekmeden kullanılabilir durumdadır. Ayrıca kurumsal akademilerde eğitim teknolojileri alanında çalışan ve dijital dönüşüm konusunda deneyimli olan çalışanlar bu konuya hızlı biçimde uyum sağlayabileceklerdir.
Kurumsal akademi çalışanlarının dijital dönüşümüne katkı vermek amacıyla hazırladığım serinin altıncı yazısında robotik süreç otomasyonu konusunu anlatmaya çalıştım. Robotik süreç otomasyonu konusunda onlarca farklı yazılım ile süreçlerinizi otomatikleştirebilirsiniz. Benim de eğitimini verdiğim ve kullandığım Robusta RPA ürününü deneyimlemek isterseniz, https://community.robusta.ai adresindeki formu doldurarak Robusta Community Edition’u ücretsiz olarak kullanmaya başlayabilirsiniz.
Image by Freepik
Bir yanıt yazın